Vous êtes ici : Accueil > Entreprise

Reisswolf

L’archivage est une exigence légale pour toutes les entreprises quel que soit le statut juridique ou le secteur d’activité. Il permet la libre exploitation et la durabilité du patrimoine documentaire de votre entreprise. Les archives apportent également une protection juridique en cas d’éventuels litiges. Comment se fait l’archivage professionnel ?

L’identification et l’authentification des documents

La première étape de l’archivage professionnel est de procéder à l’identification et l’authentification des documents à archiver. Cela vous permet de ne pas mélanger, perdre ou détériorer des documents importants par imprudence. L’identification et l’authentification vous permettent également de retrouver facilement les archives en cas de nécessité. Il suffit de dater chaque document et de l’enregistrer dans un registre dédié à cet effet. Nombreuses sont les techniques qui sont utilisées pour parvenir à cette fin à savoir :

  • Le microscope,
  • Le carbone 14,
  • Le rayon X.

Toutefois, vous avez besoin de déterminer au préalable les supports sur lesquels vos documents seront archivés.

La conservation des documents

Puisque l’archivage est une obligation légale, la conservation des documents obéit à un principe de base qui est l’organisation. C’est à juste titre que vous devez porter une attention minutieuse au choix du type de rangement. Les plus connus sont les armoires de stockage, les palettes de stockage, la boîte d’archivage et les bacs de stockage. Vous pouvez également opter pour les containers ou les racks de stockage. Il vous faut simplement créer des catégories bien structurées pour pouvoir conserver vos archives sur la durée. Ensuite, vous mettrez sur place un système de droits et d’autorisations pour contrôler l’accès aux fichiers.

En résumé, le fonctionnement de l’archivage repose sur l’identification, l’authentification et la conservation des documents.

Visiter le site https://www.reisswolf.fr/massy/societe-archivage/

Haut de page